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作業時間を削減するために意識したこと

仕事術
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どんなにがんばっても残業が減らない。
同じ仕事をしているのに時間的余裕のある人がいるのはなぜ?
その原因は、仕事をするうえで大切なことを意識していないからかも。

仕事には性質の違いがあることを知り、意識して仕事をすることで変わりますよ。

ひとつの業務でも仕事内容の性質で分けることを知る

仕事には性質により分類があることを知っていますか?
まず2つの分類「考える」「こなす(作業)」。
そして「相手がいる」を合わせて3つに分類します。

考える

考える仕事は、企画立案や提案書作成などがあります。
これは仕事の進め方やアイデア出しのような仕事になります。

こなす(作業)

こなす(作業)仕事は、事務処理や定型の資料作成などがあります。
つまりパターン化されたような手を動かす仕事ですね。

相手がいる

相手がいる仕事は、会議や来客対応などです。この分類は単純ですね。
最終的には「考える+相手がいる」といった形式になります。

仕事内容を分類する方法

仕事内容を書き出して分類してみましょう。
…とはいっても、なかなか難しいですよね。

いきなり細かく書きはじめると大変だし、抜けモレが出てきます。
(普段している仕事なのに不思議と…笑)

まずは仕事内容の大きめの単位(業務単位など)で書き出します。
次にその仕事内容の思いつく範囲で発生する仕事や作業を書き出していきましょう。

書き出しが終わったら、それぞれ分類をします。
このとき、Excelで簡単な表を作成して書き出していると分類がラクですよ。

分類するときに「考える」「こなす(作業)」と「相手がいる」で迷った場合は、その仕事内容はまだ分解できる可能性があります。

考えるとこなす(作業)を混ぜないことが大切

たとえば資料作成をするときに「考える」と「こなす(作業)」を同時にしていませんか?
そのやり方だと作業時間の削減はいつまでたってもできないです。

考える仕事は、まとまった時間を確保してじっくりと取り組む性質の仕事です。
こなす(作業)仕事は、明確な形がすでに決まっていて淡々と手を動かす性質の仕事になります。

異なった性質の仕事をひとまとめにしてしまうと、考える仕事も細切れの時間しか取れない。
また作業の仕事も考えながらすると何度もやり直すはめになり、仕事が終わりません。

1日のスケジュールのうち、まとまった時間を確保できるタイミングで考える仕事を終わらせます。
そして作業の仕事に着手すると、明確な形があるのでそれに向かって「作成するだけ」で完結します。

「考える」と「こなす(作業)」仕事は分けて行うことで、無駄な時間がなくなります。

時間ロスの最大原因は手戻り作業

考えるとこなす仕事を分けて行い作業時間を削減できた!と思ったら・・・「手戻り」が発生。

軽微な修正なら、仕事の計画段階で作業時間に含めているかもしれません。
しかしそうではない場合は、かなりの時間ロスとなってしまいます。
それも自分だけではなく、相手の時間も奪うことになるのです。

手戻りを防ぐためには、
 考える仕事の段階で、提出相手へ事前に方向性や下書きレベルで確認しておく。
 こなす仕事の場合、明確な指示書がなければ、事前に完成イメージのすり合わせをしておく。
などのように、ひとつの仕事を最後まで終わってから確認するのではなく、最初と途中などのタイミングで確認しておきましょう。

まとめ

仕事を効率よく作業していきたいなら、まずは仕事を分類するところからはじめてみてください。
そうすることで仕事に対する意識がガラッと変わり、作業時間の削減ができるようになるでしょう。

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