【簡単解説】Excel・Word・PowerPointの違い

事務職だけでなく、社会人なら必要とされているOAスキル。

その中でOfficeソフトを使った業務は多くあります。当たり前のように使ってはいるけれど、ふと考えることありませんか？この資料はどのソフトで作成するのが本当はいいのだろう？と。

今回はそういったOfficeソフトの使い分けを簡単解説していきます。

Officeソフトの使い分け

Excel（エクセル）は表計算、Word（ワード）は文書作成、PowerPoint（パワーポイント）はプレゼン資料作成と言われています。

仕事で資料作成を依頼されたときに、フォーマットがある場合はそれに沿って作成しますよね。

もし新規資料の作成依頼でフォーマット指示がない場合はどうしますか？

たいていの人は操作に慣れているソフトを使いがちです。でもそれって本当にそれでいいの？

資料の目的に応じてソフトを使い分けることができれば、ほかの人よりも「できる人」になれますよ。

Excel（エクセル）は計算式を使った表がメインとなる書類に向いています。

代表的なものは、見積書・請求書・納品書などの金額・数量・合計などの計算表です。

また、ピボットテーブルを使って集計したデータ管理にもよく使われています。

そしてグラフを使った売上報告やアンケート結果報告書などもあります。

不向きな使い方は、長文の文章やこだわったレイアウトです。

Word（ワード）は文章がメインのビジネス文書に向いています。

それは印刷レイアウト画面が標準になっているので、文章と画像のレイアウトを確認しながら作成できるからです。

代表的なものは、送付状・案内状・社内文書・議事録・契約書などです。

また、目次作成も簡単に行えるので長文作成に向いています。

不向きな使い方は、グラフィカルなレイアウトや複雑な計算が含まれた表のある文書です。

PowerPoint（パワーポイント）は視覚的に有効な資料作成に向いています。

資料作成で、表示用・配布資料用・発表者用ノートをまとめて作成できます。

代表的なものはプレゼンや社内発表で使うスライドと配布用資料などです。

また、印刷を前提とした企画書やポスターにもよく使われています。

不向きな使い方は、文章や計算表をメインとするものです。

今までなんとなく使っていたOfficeソフトが、それぞれの特徴をつかむことで資料の目的に応じて使い分けることができるようになります。

そうすることで、資料作成をはじめからからやり直すなんてことも防ぐことができ、作業効率もどんどん上がっていくでしょう。